転職の面接辞退はメールと電話どっち？例文やマナー、当日に辞退したい場合の対処法も
転職において様々な理由で面接を辞退する人は非常に多いです。
ただ、辞退の方法やタイミングには注意しなければマナー違反となり、無用なトラブルの原因になりかねません。
そこで当記事では転職の面接辞退の方法について紹介しつつ、メール例文やマナー、当日に辞退したい場合の対処法などを紹介していきます。
転職の面接辞退はメールと電話のどっちが最適？
基本的にメールで行うのが無難
結論から言うと、転職の面接を辞退する場合の連絡はメールで問題ありません。
内定後の辞退は電話で行うことも多いですが、面接辞退であれば面接日の2営業日前までにメールを入れておけば大丈夫です。
面接を辞退をする際は企業に対して心からお詫びをする気持ちを持つことが大切なので、たとえメールであっても誠意をもって謝罪しましょう。
ギリギリの辞退の場合は電話で辞退を連絡する
もし辞退のメールが2営業日前を過ぎてしまった場合は、メールの送信後に電話でも辞退の旨を伝える必要があります。
切羽詰まってメールを送っても、採用担当者が気付かない可能性があるためです。
また、ギリギリの連絡になってしまった場合は電話で辞退をした方が丁寧な印象を与えられるので、何かの縁があって再度同じ会社に応募した際に不利にならないでしょう。
ただし、電話で面接辞退を連絡する際は、必ず営業日かつ営業時間内で比較的暇そうな時間帯に電話をしましょう。
転職の面接辞退をメールで行う場合の記載内容
基本的に面接辞退はメールで行うことを説明しましたが、メールには下記の内容を入れる必要があります。
- 名前
- 面接日程
- 何次面接なのか
- 面接の連絡に対するお礼
- 面接を辞退する旨
- 面接を辞退する理由
- 面接辞退に対するお詫び
- メールで連絡する失礼に対するお詫び
- 結びの定型句
上記の内容が含まれていない面接辞退のメールは、会社によってはマナー違反と感じられてしまうので注意しましょう。
転職の面接辞退をメールで告げる場合の例文
次に、上記のポイントを踏まえつつ、転職の面接辞退をメールで行う場合の例文を紹介します。
参考にして、会社名や名前の部分だけ書き換えてメールを送ることで、失礼と思われるリスクを下げられるでしょう。
当日に転職の面接を辞退したい、行きたくない場合の対処法
次に、本来は絶対にNGですが、面接当日になって辞退したい、面接に行きたくない場合の対処法を紹介していきます。
1分でも早く迅速に連絡を入れる
当日になって面接を辞退することを決めたら、とにかく1分でも早く企業に連絡を入れて辞退をする旨を伝えることが大切です。
本来であれば当日の辞退そのものがマナー違反ですが、企業は応募者が入社を希望している前提で面接予定を組んでいるので、連絡せずに辞退をされると大変困ってしまいます。
採用担当者や業務担当の上司だけでなく、場合によっては取締役レベルの人も面接のために時間を確保していますし、時には会場の確保や応募者に関する資料作成なども行っているかもしれません。
そのため、当日になってどうしても面接を辞退したくなった場合は、少しでも早く辞退の連絡を入れることで企業が使おうとしていた時間や労力を他のことに使い、次の手が打てるので助かるはずです。
とりあえず面接会場の近くまで足を運んで見る
面接当日に行きたくないと感じた場合、辞退をする前に面接会場の近くまで足を運んで見るのも手です。
家を出る前までは面接を辞退したいと思っていても、いざ行動を起こしてみると「やっぱり受けるだけ受けてみるか」と心境が変化するケースは多いからです。
面接は非常に気が重くなるイベントなので、嫌なことから逃げがちな人ほど辞退の連絡をすることもできず当日になって慌てます。
しかし、面接を受けるかはともかくとして面接会場まで足を運んでみると、覚悟が決まって面接を受ける気分になったりするのでおすすめです。
他社で内定が出ている場合は当日に断っても波風が立ちにくい
基本的に当日になって面接を辞退、行きたくないと思うのはNGですが、既に他社で内定が出た場合は断っても問題ないでしょう。
例えば、面接当日に第一希望の企業から内定が出た場合は、「第一希望の会社から内定を頂いたため、大変申し訳ないのですが面接を辞退させていただきます」と電話で伝えても大丈夫です。
大半の企業は内定を祝福してそれで終わりでしょう。
ただ内定が出ている企業が第二希望以下であったり、条件的に微妙な部分がある場合などは、保険の意味でも当日の面接を受けた方が良いでしょう。
もし複数の企業で採用されれば、条件や仕事内容を比較してより自分にとって都合の良い会社を選ぶことができます。
絶対に二度と関わらない企業なら当日にバックレるのも手
仮に絶対に二度と関わることがないという企業であれば、推奨はできませんが面接辞退をせずにバックレてしまうのも一つの手ではあります。
例えば一次面接で説明された雇用条件が明らかに求人票に提示されていた条件と異なる、希望する業種じゃないけど応募するだけして第一希望の会社から内定を獲得済み、といった場合です。
また、一次面接で罵倒された、面接官がおもむろにタバコを吸い始めたなど、絶対に入社したくない場合はバックレてしまうのも一つの手段です。
社会人のマナーとしては褒められた行為ではないので当サイトとして推奨はしませんが、二度と関わらない企業、業界であればバックレた所で自分の人生に悪影響が出る可能性はほとんどないでしょう。
ただ、自分の第一希望や転職予定の業種と同じ会社の場合は、バックレると後々そこが取引先だったりした場合に面倒なので、やはり断りの電話を入れておいた方が無難です。
転職の面接を辞退する人は意外と多い？
転職経験者の7割が面接を辞退している
ここまで面接の辞退があまり良くないという事を紹介してきましたが、実際の所は面接を辞退する人は非常に多く、面接官の悩みの種ともなっているようです。
エン・ジャパン株式会社が「エン 人事のミカタ」で過去に求職者2,605名を対象に行った「選考辞退」についてのアンケートによると、なんと転職希望者の7割が選考の辞退を経験しているとしています。
参考：転職希望者の7割が選考辞退を経験。なぜ選考辞退は起きるのか？
面接辞退も53％が経験
また、面接を受ける前の面接辞退が53％が経験しているという結果が出ています。
つまり、2人に1人以上の転職者が面接の辞退を経験していると言えるでしょう。
なお面接を受けた後の選考辞退が44％、内定取得後の内定辞退が34％と、面接前の辞退が最も多かったそうです。
面接を辞退する理由は様々
転職者が面接を辞退する理由は様々ですが、同エン・ジャパンの調査によれば以下のような理由が多かったです。
- 応募後に再考したら希望と違っていた
- ネット上で良くない評判を聞いた
- 他社での選考通過や内定が決まった
- 就業中で面接日程の都合がつかなかった
面接前に採用担当者と話をしたり、提示された条件が希望と違うというのはよくあることで、その場合は自分の人生のためにも辞退をした方が無難でしょう。
面接の辞退は大なり小なり手間がかかりますので、可能であれば事前に企業研究・業界研究をした上で応募して、そもそも辞退するような事態を起こさないことも大切です。
転職の面接を辞退する場合の注意点
辞退のメールや電話は営業時間中に行う
まず転職の面接を辞退する場合、メールや電話は必ず営業時間中、それも比較的暇な時間帯に行うよう注意して下さい。
暇な時間帯は企業によりますが、9時始業～18時終業という企業であれば11時～11時半、14時～17時頃が比較的落ち着いている場合が多いでしょう。
仕事が忙しい始業直後や終業直前、昼休み中の連絡はマナー違反となってしまうので注意しましょう。
一度辞退した会社は基本的に二度と働けない
転職の面接を辞退した場合、基本的に二度とその会社で内定をもらえないので注意しましょう。
もちろん類まれなスキルや実績があれば、数年後に面接辞退をした企業に応募しても受け入れてくれる場合がありますが、やはりレアケースです。
一度企業の面接を辞退してしまうと応募履歴が残るので、その後に再度応募しても書類選考で落とされてしまうでしょう。
また、「第一志望に落ちたからやっぱりもう一度応募させて下さい」となった場合も、やはり門前払いとなってしまうでしょう。
応募した企業の面接を断るのであれば、基本的にその企業では二度と働けないことを覚悟の上で辞退をする必要があります。
ドタキャンやすっぽかしだけは絶対にしない
面接を辞退する際は必ずメールか電話で連絡をして、ドタキャンやすっぽかしはしないように注意して下さい。
エン・ジャパンの調査で前述したように、面接を辞退する人は多いのですが、面接に向けて様々な準備をしている企業側からすると連絡して貰わないと困ります。
特に最近はインターネットで気軽に応募できるようになったことで、ドタキャンやすっぽかされることが増えて悩んでいる人事担当は多いです。
実際、「エン 人事のミカタ」で中途採用を実施した企業の採用担当者456名に調査したところ、多くの採用担当者が面接のドタキャンやすっぽかしに悩んでいることがわかりました。
「面接のためにこちらも時間を空けて待っているので、辞退するのは仕方がないとしても、せめて社会人として常識的な断り方ができないものか」といった、採用担当者の悩みは多いです。
そのため、社会人として面接のドタキャンやすっぽかしは絶対にしないのがマナーと言えるでしょう。
面接辞退の理由を聞かれたら「一身上の都合」と答える
面接を辞退する理由をメールに書く、あるいは電話で聞かれた場合は「一身上の都合により」と答えておくと無難です。
実際には各々で具体的な辞退の理由があるのですが、基本的に自分から書く必要はありません。
聞かれたとしても「一身上の都合」で通してしまって大丈夫です。
採用担当者からの返信はスルーする
面接辞退メールを送ると採用担当者から返信メールが届くことがありますが、返信しないよう注意して下さい。
まったく返信の来ない企業もある中で丁寧に返信をしてもらえると、「返信したほうが良いのでは？」と考えるかもしれません。
わざわざ返信をしてくれるような採用担当者はとても誠実な方なので、その誠実さに応えなければと思うのは良いことなのですが、返信する必要はありません。
採用担当者も返信がないことは心得ているので、心の中で「ありがとうございました」と感謝して、やり取りを終了しましょう。
転職面接を辞退する方法や注意点まとめ
今回は転職面接を辞退する方法や注意点、マナーなどについて紹介しました。
転職をする場合、面接での受け答えや態度はもちろん重要なのですが、辞退するときの対応も非常に重要です。
最近は面接当日のドタキャンやすっぽかしが横行しているのも事実なのですが、いつ誰と縁を持つことになるかわかりません。
社会人としての常識やマナーの点からも、仮に二度と関わることがない相手であっても誠実に対応をしましょう。
